Giấy xác nhận quá trình hành nghề là tài liệu dùng để chứng minh thời gian, phạm vi và quá trình hành nghề thực tế của người hành nghề tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ giấy phép hoạt động cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và hồ sơ nhân sự chuyên môn.
Theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP, biểu mẫu hiện hành là Mẫu số 11 Phụ lục I. Mẫu này được sử dụng để xác nhận quá trình hành nghề thực tế của người hành nghề.
Giấy xác nhận quá trình hành nghề là gì?
Giấy xác nhận quá trình hành nghề là văn bản do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi người hành nghề đã thực tế làm việc xác nhận các thông tin liên quan đến quá trình hành nghề.
Nội dung của Mẫu 11 gồm những thông tin cơ bản như:
- Thông tin cá nhân của người hành nghề;
- Văn bằng chuyên môn;
- Giấy phép hành nghề và phạm vi hành nghề;
- Bộ phận chuyên môn trực tiếp công tác;
- Thời gian hành nghề;
- Nhận xét về năng lực chuyên môn;
- Nhận xét về đạo đức nghề nghiệp.
Mẫu 11 hiện được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
Tải Mẫu 11 – Giấy xác nhận quá trình hành nghề (.docx):
Tải biểu mẫu Mẫu 11 – Giấy xác nhận quá trình hành nghề
Khi lập biểu mẫu, cơ sở cần căn cứ vào hồ sơ và quá trình hành nghề thực tế của từng người để ghi thông tin chính xác.
Giấy xác nhận quá trình hành nghề dùng để làm gì?
Giấy xác nhận quá trình hành nghề được sử dụng trong nhiều trường hợp liên quan đến hồ sơ hoạt động của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
Theo quy định về hồ sơ cấp mới giấy phép hoạt động, hồ sơ có thể phải có giấy phép hành nghề và Giấy xác nhận quá trình hành nghề theo Mẫu 11 của người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật và người phụ trách bộ phận chuyên môn, trừ trường hợp thông tin đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống quản lý hoặc cơ sở dữ liệu theo quy định.
Trên thực tế, Mẫu 11 thường được rà soát khi cơ sở:
- Chuẩn bị hồ sơ cấp mới giấy phép hoạt động phòng khám;
- Thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật;
- Bổ sung hoặc điều chỉnh chuyên khoa, phạm vi hoạt động;
- Rà soát nhân sự chuyên môn;
- Chuẩn bị hồ sơ phục vụ việc kiểm tra, hậu kiểm của cơ quan quản lý.
Phân biệt Giấy xác nhận quá trình hành nghề và Giấy xác nhận hoàn thành quá trình thực hành
Hai loại giấy tờ này có tên gọi khá giống nhau nhưng mục đích sử dụng khác nhau:
| Tiêu chí | Giấy xác nhận quá trình hành nghề | Giấy xác nhận hoàn thành quá trình thực hành |
|---|---|---|
| Biểu mẫu | Mẫu 11 Phụ lục I | Mẫu 07 Phụ lục I |
| Đối tượng | Người đã thực tế hành nghề | Người thực hành để xin cấp giấy phép hành nghề |
| Mục đích | Xác nhận quá trình, thời gian và phạm vi hành nghề | Xác nhận đã hoàn thành nội dung, thời gian thực hành |
| Thường sử dụng | Hồ sơ giấy phép hoạt động, hồ sơ nhân sự | Hồ sơ cấp giấy phép hành nghề |
Mẫu 07 là Giấy xác nhận hoàn thành quá trình thực hành, trong khi Mẫu 11 là Giấy xác nhận quá trình hành nghề. Hai biểu mẫu đều thuộc Phụ lục I Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
Ai có thẩm quyền xác nhận quá trình hành nghề?
Về nguyên tắc, quá trình hành nghề phải được xác nhận bởi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi người đó thực tế hành nghề.
Khi lập giấy, cơ sở cần đối chiếu với hồ sơ quản lý nhân sự và quá trình làm việc thực tế trước khi xác nhận.
Trường hợp làm việc tại nhiều cơ sở
Nếu một người từng hành nghề tại nhiều cơ sở, nên đề nghị từng cơ sở xác nhận khoảng thời gian thuộc phạm vi quản lý của mình.
Không nên để một cơ sở xác nhận thay cho toàn bộ quá trình mà người đó đã làm việc tại những đơn vị khác.
Trường hợp vẫn đang làm việc
Giấy xác nhận có thể được lập trong thời gian người hành nghề vẫn đang làm việc tại cơ sở. Khi đó, thời gian hành nghề cần được ghi phù hợp với thời điểm lập giấy và quá trình thực tế đã được xác nhận.
Cách ghi Mẫu 11 để hạn chế phải sửa đổi hồ sơ
1. Ghi đúng phạm vi và bộ phận chuyên môn
Phạm vi hành nghề phải phù hợp với giấy phép hành nghề và công việc thực tế tại cơ sở.
Bộ phận chuyên môn cũng cần được ghi cụ thể, tránh chỉ ghi chung chung như “bác sĩ” hoặc “khám bệnh” nếu hồ sơ thực tế thể hiện người đó làm việc tại một khoa, phòng hoặc chuyên khoa cụ thể.
2. Ghi chính xác thời gian hành nghề
Cần thể hiện rõ:
- Ngày bắt đầu hành nghề;
- Ngày kết thúc, nếu đã nghỉ việc;
- Các giai đoạn hành nghề nếu có thời gian gián đoạn.
Đặc biệt, cần tránh tình trạng thời gian trên Mẫu 11 không khớp với hồ sơ lao động hoặc dữ liệu đăng ký hành nghề.
3. Nhận xét cụ thể về năng lực chuyên môn
Phần nhận xét không nên chỉ ghi một từ như “Tốt” hoặc những câu quá chung chung.
Nội dung nên phản ánh được người hành nghề đã thực hiện công việc gì, trong lĩnh vực nào và ở phạm vi chuyên môn nào.
Ví dụ:
Năng lực chuyên môn: Thực hiện các hoạt động khám và điều trị bệnh thuộc lĩnh vực Da liễu theo phạm vi hành nghề được cấp.
Nội dung trên chỉ là ví dụ. Cơ sở cần điều chỉnh theo chuyên khoa, vị trí công tác và quá trình làm việc thực tế của từng người.
4. Nhận xét về đạo đức nghề nghiệp
Phần này cũng nên được thể hiện cụ thể, thay vì để trống hoặc chỉ ghi “Tốt”.
Ví dụ:
Đạo đức nghề nghiệp: Thực hiện nghiêm túc quy tắc ứng xử và các quy định về đạo đức nghề nghiệp trong quá trình công tác.
Cơ sở phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung nhận xét và chỉ xác nhận những gì phù hợp với quá trình làm việc thực tế.
Những lỗi thường gặp khi lập Giấy xác nhận quá trình hành nghề
Một số lỗi có thể khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc điều chỉnh gồm:
- Sử dụng nhầm mẫu cũ thay vì Mẫu 11 Phụ lục I Nghị định 96/2023/NĐ-CP.
- Ghi sai số giấy phép hành nghề hoặc phạm vi hành nghề.
- Phạm vi hành nghề trên Mẫu 11 không phù hợp với giấy phép hành nghề.
- Không ghi rõ bộ phận chuyên môn hoặc thời gian hành nghề.
- Thời gian bắt đầu, kết thúc không chính xác.
- Phần nhận xét về năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp quá sơ sài.
- Tính cả những khoảng thời gian không thực tế hành nghề hoặc bị trùng thời gian.
- Thông tin trên Mẫu 11 không thống nhất với hồ sơ nhân sự và dữ liệu đăng ký hành nghề.
- Một cơ sở xác nhận cả thời gian làm việc tại đơn vị khác.
- Người ký không đúng thẩm quyền hoặc hồ sơ chưa được hoàn thiện theo quy định áp dụng tại thời điểm lập.
Đối với hồ sơ cấp giấy phép hoạt động, cơ quan có thẩm quyền có thể đối chiếu thông tin trong Mẫu 11 với các tài liệu khác trong hồ sơ và dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống quản lý.
Có được xin Mẫu 11 sau khi đã nghỉ việc?
Có thể đề nghị cơ sở cũ xác nhận thời gian đã thực tế hành nghề.
Người hành nghề nên cung cấp các tài liệu liên quan như giấy phép hành nghề, hồ sơ lao động, bộ phận công tác và thời gian làm việc để cơ sở có căn cứ đối chiếu trước khi xác nhận.
Làm việc tại nhiều cơ sở có được cộng thời gian hành nghề không?
Có thể sử dụng các giai đoạn hành nghề hợp pháp để chứng minh quá trình hành nghề, nhưng cần tách rõ thời gian của từng cơ sở và tránh tình trạng trùng lặp thời gian.
Mỗi cơ sở nên xác nhận phần thời gian thuộc phạm vi quản lý của mình, trên cơ sở hồ sơ và quá trình làm việc thực tế.
Lưu ý quan trọng khi lập Mẫu 11
Giấy xác nhận quá trình hành nghề không đơn thuần là một biểu mẫu để hoàn thiện hồ sơ. Đây là tài liệu xác nhận quá trình hành nghề thực tế của một cá nhân, vì vậy thông tin cần thống nhất với giấy phép hành nghề, hồ sơ nhân sự, thời gian làm việc và các dữ liệu đăng ký hành nghề có liên quan.
Đặc biệt, không nên xác nhận khống hoặc hợp thức hóa thời gian hành nghề không có thực chỉ để đáp ứng điều kiện hồ sơ.
Kết luận
Mẫu 11 Giấy xác nhận quá trình hành nghề là một tài liệu quan trọng trong việc chứng minh kinh nghiệm và quá trình hành nghề của nhân sự chuyên môn tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
Khi lập hồ sơ, cơ sở nên kiểm tra đồng thời giấy phép hành nghề, phạm vi chuyên môn, bộ phận công tác, thời gian hành nghề và dữ liệu đăng ký hành nghề để hạn chế sai lệch giữa các tài liệu.
Cần rà soát hồ sơ nhân sự phòng khám? Pháp lý Y Dược hỗ trợ đối chiếu giấy phép hành nghề, Mẫu 11, thời gian hành nghề và phạm vi chuyên môn trước khi cơ sở chuẩn bị hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền.
