Ngày 17/07/2026, Sở Y tế TP.HCM ban hành Công văn số 9665/SYT-NVY hướng dẫn việc tiếp nhận và khám chữa bệnh cho người nước ngoài. Bên cạnh các yêu cầu về ngôn ngữ, phiên dịch và quy trình tiếp nhận, cơ sở khám chữa bệnh cũng cần bảo đảm nhân sự hành nghề được đăng ký và cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý hành nghề.
Đối với cơ sở đã được cấp giấy phép hoạt động, việc đăng ký nhân sự hành nghề trên phần mềm là bước quan trọng để cập nhật thông tin người hành nghề và quản lý quá trình hành nghề tại cơ sở. Sở Y tế TP.HCM đã triển khai việc đăng ký hành nghề trực tuyến qua phần mềm quản lý nhân sự y tế.
Đối tượng thực hiện đăng ký nhân sự hành nghề
Quy trình đăng ký nhân sự hành nghề lần đầu áp dụng đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đã được cấp giấy phép hoạt động và thực hiện cập nhật nhân sự hành nghề trên phần mềm quản lý hành nghề y tế.
Cơ sở cần có tài khoản để đăng nhập hệ thống và thực hiện cập nhật thông tin nhân sự.
Theo hướng dẫn của Sở Y tế TP.HCM, dữ liệu về người hành nghề cần được nhập đầy đủ, chính xác và thống nhất với thông tin trên giấy phép hoạt động, chứng chỉ hoặc giấy phép hành nghề và các hồ sơ liên quan.
Điều kiện để thực hiện thủ tục
Trước khi đăng ký, cơ sở cần rà soát:
- Đã được cấp giấy phép hoạt động.
- Có tài khoản đăng nhập phần mềm quản lý nhân sự hành nghề.
- Có đầy đủ hồ sơ pháp lý của nhân sự.
- Thông tin nhân sự phù hợp với giấy phép hành nghề.
- Có thông tin về vị trí chuyên môn, chuyên khoa và lịch làm việc.
- Đối với nhân sự nước ngoài, cần có đầy đủ hồ sơ chuyên môn và hồ sơ liên quan đến việc làm việc, hành nghề tại Việt Nam.
Hồ sơ đăng ký nhân sự hành nghề gồm những gì?
Tùy từng trường hợp, cơ sở cần chuẩn bị các nhóm hồ sơ sau:
1. Hồ sơ của cơ sở
- Giấy phép hoạt động.
- Danh sách đăng ký người hành nghề tại cơ sở.
- Biên bản thẩm định cấp giấy phép hoạt động.
- Danh mục kỹ thuật được phê duyệt.
- Các giấy tờ liên quan đến thay đổi hoặc bổ sung thông tin của cơ sở nếu có.
2. Hồ sơ của người hành nghề
- Chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề.
- Quyết định bổ sung phạm vi hoạt động chuyên môn nếu có.
- Hợp đồng lao động.
- Giấy chứng nhận đào tạo.
- Giấy chứng nhận cập nhật kiến thức y khoa liên tục trong trường hợp thuộc diện phải chứng minh.
- Hồ sơ chứng minh quá trình hành nghề.
- Văn bản đồng ý làm việc ngoài giờ hoặc các giấy tờ liên quan nếu thuộc trường hợp áp dụng.
- Văn bản cam kết và các tài liệu khác theo yêu cầu của từng trường hợp.
3. Hồ sơ đối với người hành nghề nước ngoài
Đối với nhân sự nước ngoài, cần rà soát thêm các tài liệu như:
- Giấy phép hành nghề hoặc giấy tờ chuyên môn tương ứng.
- Hồ sơ thẩm định giấy phép hành nghề.
- Giấy phép lao động hoặc giấy tờ chứng minh trường hợp được miễn.
- Hợp đồng lao động.
- Hồ sơ liên quan đến người phiên dịch.
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về người phiên dịch trong trường hợp phải đáp ứng yêu cầu về ngôn ngữ.
Việc đăng ký nhân sự nước ngoài cần được thực hiện phù hợp với hồ sơ hành nghề và điều kiện làm việc thực tế tại cơ sở.
Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy trình được Sở Y tế TP.HCM hướng dẫn, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký nhân sự hành nghề là 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ trực tuyến.
Hướng dẫn đăng ký nhân sự hành nghề lần đầu trên phần mềm
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Cơ sở truy cập:
Phần mềm quản lý nhân sự hành nghề y tế
Theo hướng dẫn của Sở Y tế, tài khoản đăng nhập sử dụng số giấy phép hoạt động của cơ sở.
Bước 2: Cập nhật nhân sự
Sau khi đăng nhập:
Trang chủ → Cập nhật nhân sự cơ sở
Tại màn hình Danh sách nhân sự cơ sở, chọn nút “+” để thêm nhân sự.
Tiếp theo, nhập số chứng chỉ/giấy phép hành nghề. Hệ thống sẽ gợi ý các thông tin tương ứng để cơ sở lựa chọn.
Sau khi chọn đúng nhân sự, tiếp tục cập nhật:
- Vị trí chuyên môn.
- Chuyên khoa.
- Người phụ trách chuyên khoa nếu có.
- Ngày bắt đầu làm việc.
- Lịch làm việc.
- Các thông tin liên quan khác.
Tại mục đính kèm, cơ sở cần tải lên chứng chỉ hoặc giấy phép hành nghề của nhân sự theo yêu cầu của hệ thống.
Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, chọn Lưu.
Bước 3: Gửi hồ sơ để Sở Y tế phê duyệt
Sau khi cập nhật nhân sự, cơ sở thực hiện gửi hồ sơ.
Các bước gồm:
Chọn trạng thái nhân sự cần gửi duyệt → Đính kèm danh sách nhân sự → Kiểm tra thông tin → Gửi duyệt hồ sơ.
Sau khi gửi, cơ sở có thể theo dõi tình trạng xử lý bằng mục “Lần gửi”.
Cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi vì dữ liệu trên hệ thống phải thống nhất với hồ sơ pháp lý của cơ sở và người hành nghề. Sở Y tế cũng yêu cầu các trường thông tin trên phần mềm phải được cập nhật chính xác, đầy đủ.
Lưu ý về các đợt gửi hồ sơ
Theo hướng dẫn sử dụng phần mềm của Sở Y tế TP.HCM, hệ thống có quy định đối với việc gửi nhiều đợt phê duyệt.
Cụ thể, các đợt gửi phải cách nhau 10 ngày và danh sách nhân sự của đợt sau không được trùng với nhân sự đã gửi ở đợt trước.
Khi hồ sơ trước đó chưa được phê duyệt, hệ thống có thể hiển thị cảnh báo khi cơ sở thực hiện gửi tiếp.
Vì vậy, trước khi gửi hồ sơ, cơ sở nên kiểm tra lại danh sách nhân sự và tình trạng xử lý của các hồ sơ đã gửi.
Những thông tin cần đặc biệt kiểm tra trước khi gửi
Một trong những điểm quan trọng khi đăng ký nhân sự hành nghề là tính thống nhất của dữ liệu.
Cơ sở nên đối chiếu:
- Họ và tên người hành nghề.
- Ngày tháng năm sinh.
- Quốc tịch.
- Số giấy phép hành nghề.
- Ngày cấp và nơi cấp.
- Văn bằng chuyên môn.
- Chuyên ngành.
- Vị trí chuyên môn.
- Phạm vi hoạt động chuyên môn.
- Chuyên khoa làm việc.
- Ngày bắt đầu làm việc.
- Lịch làm việc.
- Thông tin người phụ trách chuyên khoa nếu có.
Đây là những dữ liệu đã được Sở Y tế lưu ý khi triển khai quản lý nhân sự hành nghề trên hệ thống.
Đối với bác sĩ nước ngoài cần lưu ý gì?
Với bác sĩ nước ngoài, quy trình đăng ký nhân sự không nên được thực hiện tách rời khỏi hồ sơ hành nghề và hồ sơ lao động.
Trước khi cập nhật lên hệ thống, cơ sở nên kiểm tra đồng thời:
Giấy phép hành nghề → Điều kiện ngôn ngữ → Người phiên dịch → Work Permit hoặc giấy tờ miễn → Hợp đồng lao động → Phạm vi chuyên môn → Lịch làm việc
Đặc biệt, hướng dẫn của Sở Y tế TP.HCM về đăng ký hành nghề trước đây đã yêu cầu đối với người nước ngoài, cơ sở chỉ cập nhật nhân sự lên hệ thống sau khi có văn bản của Sở Y tế đồng ý cho người đó hành nghề tại cơ sở.
Sau khi nhân sự nghỉ việc thì phải làm gì?
Khi người hành nghề nghỉ việc, cơ sở cũng phải cập nhật tình trạng nhân sự trên hệ thống thay vì giữ nguyên thông tin đang hoạt động.
Theo hướng dẫn của Sở Y tế TP.HCM, cơ sở thực hiện:
Nhân sự → Danh sách nhân sự → Cập nhật thông tin nghỉ việc → Nhập ngày nghỉ → Đính kèm quyết định nghỉ việc → Lưu.
Việc cập nhật kịp thời giúp dữ liệu về quá trình hành nghề của nhân sự trên hệ thống phù hợp với thực tế.
Kết luận
Đăng ký nhân sự hành nghề trên phần mềm không đơn thuần là thao tác nhập dữ liệu. Cơ sở cần bảo đảm hồ sơ pháp lý, thông tin chuyên môn và lịch làm việc của từng nhân sự thống nhất với dữ liệu được cập nhật trên hệ thống.
Đối với nhân sự nước ngoài, việc rà soát cần thực hiện rộng hơn, bao gồm giấy phép hành nghề, điều kiện ngôn ngữ, người phiên dịch, Work Permit và đăng ký hành nghề tại cơ sở.
Nếu hồ sơ được chuẩn hóa ngay từ đầu, quá trình cập nhật và gửi duyệt trên hệ thống sẽ rõ ràng hơn, đồng thời giúp cơ sở hạn chế tình trạng thông tin trên phần mềm không khớp với hồ sơ thực tế.
